Tal parece que la principal preocupación de los odontólogos se centra en cómo mejorar la gestion de clinica dental.

No es para menos, pues justo en estos días hemos tenido la oportunidad de compartir con varios colegas y nos ha llamado la atención la reiterada queja acerca de la dura competencia que hay en nuestra profesión. Ciertamente, en la actualidad hay muchas más clínicas dentales que hace unos cuantos años y el profesionalismo y la experiencia parecen no ser atributos suficientes para garantizar la rentabilidad de la consulta.

Por eso los especialistas tenemos que buscar nuevas formas de diferenciarnos y de atraer y fidelizar a los pacientes. Es un universo desconocido para la mayoría de nosotros, pues la formación académica no nos prepara para lidiar con asuntos de negocios, para esto, un buen software clinica dental, ayuda muchísimo.

En Belleza Dental detectamos tempranamente el reto que se perfilaba. Por ello procuramos optimizar nuestros servicios y permanentemente estamos en búsqueda de soluciones que nos ayuden a mejorar el consultorio. Nos hemos esforzado por estar siempre al día, haciendo las inversiones necesarias en equipos y seleccionando aliados y proveedores de confianza. El objetivo ha sido lograr la satisfacción de nuestros pacientes y ofrecerles atención de calidad.

Pero es casi imposible cumplir esas metas sin antes dedicar tiempo a conocerlos y descubrir sus motivaciones. Así, tras un análisis de nuestras fortalezas y debilidades, y de las necesidades de nuestros pacientes, descubrimos qué valoran en una clínica.

La gestión de la clínica dental y la satisfacción del paciente

Dejando de lado la experticia médica, pues la damos por sentada, en Belleza Dental decidimos investigar los factores que inciden en la insatisfacción del paciente. Así identificamos que una de las principales razones por las que una persona decide cambiar de especialista es por la mala relación con el profesional.

Si ahondamos un poco en lo que subyace tras esta apreciación, encontramos detalles como el tiempo de espera y la poca comunicación. A simple vista parecen motivos secundarios. Sin embargo, son capaces de ahuyentar a tus pacientes.  

Un profesional sanitario debe procurar ganarse la confianza de quienes acuden a su consulta. Para ello es necesario que exista una comunicación fluida. Es vital que el paciente entienda la importancia del tratamiento, las diferentes etapas y los resultados esperados. Si no logras transmitir esto de manera eficiente, tu trabajo puede no ser apreciado. El buen manejo de las expectativas y una pormenorizada explicación del procedimiento te evitarán muchos malos ratos en tu práctica diaria.

Sabemos que el tiempo es escaso, pero existen formas de aprovecharlo al máximo. Si, por ejemplo, tienes un vídeo donde explicas en qué consiste un tratamiento de conducto, podrás presentárselo a tus pacientes, compartirlo en plataformas como youtube o enviarlo por correo, como información de soporte. Te llevará menos tiempo grabar un vídeo, que hacer la explicación presencial cada vez que debas hacer el procedimiento. Además, al compartir este tipo de contenido en las redes sociales estarás construyendo tu marca personal y posicionándote como un experto.

No te imaginas cómo puede ayudarte a fidelizar a tu clientela el buen uso de las herramientas de marketing dental. Asimismo, una adecuada estrategia online ampliará el alcance de tu mensaje y te permitirá captar nuevos pacientes.

Pero como toda relación, no se trata de un contacto eventual. Debes alimentar esos canales y mantener una comunicación personalizada y constante. En este sentido, el email marketing te permitirá enviar periódicamente a tu base de contactos información de interés. También puedes aprovechar ese tipo de sistemas para enviar salutaciones en fechas destacadas, como cumpleaños o Navidad. Y ni hablar de su efectividad para hacer los recordatorios de citas.

Lo mejor de todo es que hoy en día existen sistemas automatizados que te permiten configurar estos envíos, sin tener que hacerlo manualmente. En nuestro caso, nos ha ido muy bien con el módulo de marketing de XdentalCloud. Este es un programa de gestión clínica dental muy versátil, que cuenta, además, con un área de reserva de citas online. De esta manera, hemos logrado simplificar la operatividad de nuestra clínica y hemos evitado que por olvido o descuido se pierdan pacientes.

Cómo disminuir el tiempo de espera

Ya abordamos el tema de la comunicación, pero nos queda un punto álgido por resolver. ¿Cómo podemos reducir el tiempo de espera y, con ello, mejorar la satisfacción de nuestros pacientes? Como en todo proceso, lo primero es identificar las causas. En una clínica dental puede haber muchos “cuellos de botella”.

Por ejemplo, si no existe un buen sistema de agendamiento, puede suceder que, por error, se asignen citas simultáneamente o que no se tenga a mano la planificación diaria y, por lo tanto, no se cuente con el expediente clínico al momento de la consulta. Son minutos perdidos, que sumados a lo largo del día pueden dar lugar a importantes retrasos.

También sucede que muchos pacientes deben ser atendidos por diferentes especialistas y al no estar debidamente coordinados, interfieren con las citas agendadas. Esto también acarrea las dificultades y demoras para la compartición de historias médicas.

En cualquier caso, antes de plantearte una solución, lo mejor que puedes hacer es indagar en las razones de esos largos tiempos de espera. Para ello tendrás que analizar cómo es el flujo de los pacientes. Saber cuántas personas acuden a diario a tu clínica, cuál es el tiempo promedio de atención por especialista y/o tipo de procedimiento, cómo funciona el proceso de recepción, facturación, etc. son indicadores que debes medir para identificar el origen del problema.

Con una buena gestión dental podrás atajar esas situaciones e incrementar la efectividad de tu clínica. La reserva de citas online, por ejemplo, permite al paciente ver en tiempo real la disponibilidad del dentista y agendar su consulta en el momento que más le convenga. Así, a la vez que descartamos el error humano, por otra parte descargamos a los miembros de nuestro equipo de una tarea que consumía un tiempo valioso, que ahora pueden dedicar a otras labores.

Igualmente, el uso de historias clínicas electrónicas alojadas en la nube nos permite acceder a la información de nuestros pacientes de manera inmediata y desde cualquier dispositivo. Si el personal de rayos X debe revisar el expediente y, acto seguido, es el cirujano maxilofacial quien tiene que manejar la historia, no habrá retrasos ni riesgo de que se traspapele. Cada uno de los especialistas podrá consultarla desde su ordenador o teléfono móvil y registrar sus actuaciones. El software que utilizamos tiene un odontograma muy fácil de intervenir, donde quedan plasmados todos los procedimientos realizados. En consecuencia tenemos una historia permanentemente actualizada y completa, lo cual también agiliza la emisión de los informes médicos.

Como ves, se trata de pequeños cambios, que tienen un impacto significativo en la mejora de la atención al paciente. Y, a fin de cuentas, es a ellos a quienes nos debemos, por lo que no hay que escatimar en los recursos y herramientas que nos ayuden a satisfacer sus necesidades. A la larga, esta es una buena inversión, pues los pacientes nos retribuyen con su fidelidad y recomendaciones.